Le cauchemar de tout chauffeur VTC, c’est de ne pas avoir le bon document à présenter en cas de contrôle inopiné des « Boers » ou de la police de la route. Entre la réglementation des transports, le Code de la consommation et les exigences fiscales, il est facile de s’y perdre.
Une confusion revient très souvent : « Est-ce que je dois faire un devis pour cette course ? ». La réponse n’est pas aussi simple qu’un oui ou un non. Souvent, ce que vous appelez « devis » est en réalité un « bon de réservation ». Et juridiquement, cela change tout.
Cet article a pour but de clarifier une bonne fois pour toutes vos obligations documentaires pour rouler l’esprit tranquille.
En bref
Pour faire simple :
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Le Bon de réservation est TOUJOURS obligatoire. C’est votre justificatif de mission, à avoir impérativement en cas de contrôle (papier ou smartphone) pour prouver que vous ne faites pas de maraude.
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Le Devis est obligatoire dans deux cas seulement : si le client le demande expressément, ou si le montant de la prestation dépasse 1 500 €.
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La Facture est TOUJOURS obligatoire une fois la course terminée, quel que soit le montant.
Le Bon de Réservation : Votre passeport quotidien
C’est le document central de votre activité. Contrairement aux taxis qui peuvent prendre des clients à la volée (la « maraude »), un VTC ne peut prendre en charge un passager que s’il justifie d’une réservation préalable.
L’obligation légale absolue
Selon l’article L3122-9 du Code des transports, vous ne devez jamais avoir de client à bord (ou être en route pour aller le chercher) sans pouvoir présenter un justificatif de réservation.
Ce document n’est pas un devis au sens strict, c’est un ordre de mission. Il sert de preuve aux forces de l’ordre que vous êtes bien en activité commandée et non en train de chercher illégalement des clients sur la voie publique. Vous devez le conserver pendant 3 ans.
Ce qu’il doit contenir
Pour être valable lors d’un contrôle, votre bon de réservation (format papier ou numérique sur votre application chauffeur) doit impérativement mentionner :
- Votre entreprise : Nom, coordonnées, n° d’inscription au registre VTC (EVTC), SIREN.
- Le client : Nom et numéro de téléphone.
- La mission : Date et heure de la réservation, date et heure de prise en charge, lieu de prise en charge.
Note importante : Bien que le prix ne soit pas légalement obligatoire sur le bon de réservation pour le contrôle routier, il est fortement recommandé de l’y faire figurer. Cela transforme votre bon de réservation en contrat, scellant l’accord sur le tarif avec le client avant la course.
Le Devis : Quand devient-il obligatoire ?
Le devis est une notion qui relève du droit de la consommation et non du Code des transports. C’est une proposition commerciale qui détaille une prestation et son prix. Une fois signé par le client, il devient un contrat.
Dans la grande majorité de vos courses quotidiennes (transferts gares, aéroports, trajets intra-muros), vous n’avez pas besoin de faire un devis formel, le bon de réservation avec le prix suffit. Cependant, la loi impose le devis dans deux cas précis.
Cas n°1 : Le seuil de 1 500 €
Dès lors qu’une prestation de service à un particulier dépasse un montant de 1 500 €, l’établissement d’un devis écrit est obligatoire avant la conclusion du contrat. Cela concerne rarement un simple trajet Paris-Orly, mais c’est fréquent si vous faites de la Mise à Disposition (MAD) sur plusieurs jours, de l’événementiel, des mariages ou des circuits touristiques longue distance.
Cas n°2 : La demande du client
Peu importe le montant, si un client vous demande un devis, vous êtes dans l’obligation de lui en fournir un. C’est un droit du consommateur.
L’intérêt commercial
Au-delà de l’obligation, savoir faire un beau devis est une compétence commerciale essentielle. Pour des clients B2B ou pour de l’événementiel, un devis clair et professionnel rassure. C’est souvent ce qui fait la différence entre un « chauffeur » et un « entrepreneur de transport ».
Le cycle complet : Devis, Réservation, Facture
Pour ne plus confondre les documents, il faut visualiser la chronologie d’une mission VTC. Chaque document a sa place et son rôle.
Étape 1 : La phase commerciale (Le Devis)
- Quand ? Avant que le client ne dise « oui ».
- Quoi ? Une estimation chiffrée (surtout pour les mises à disposition ou les demandes complexes).
- Obligatoire ? Non, sauf si > 1 500 € ou demande client.
Étape 2 : La phase contractuelle (Le Bon de Réservation)
- Quand ? Dès que l’accord est conclu et avant la prise en charge.
- Quoi ? La preuve de la commande.
- Obligatoire ? OUI, toujours. C’est votre protection juridique sur la route. Des outils comme les applications chauffeurs ou des logiciels de gestion type WAY-Plan génèrent ce document automatiquement.
Étape 3 : La phase comptable (La Facture)
- Quand ? Une fois la prestation terminée.
- Quoi ? La demande de paiement officielle.
- Obligatoire ? OUI, toujours.
Attention, la facture doit être un document distinct du bon de réservation. Elle doit comporter des mentions spécifiques (numéro de facture unique, date d’échéance, pénalités de retard, etc.). Surtout, elle doit détailler la prestation (départ, arrivée, kilomètres) pour justifier l’application du taux de TVA réduit à 10 % spécifique au transport de personnes. Sans ce détail, un contrôleur fiscal pourrait exiger une requalification à 20 %.
Les risques encourus
Ne pas respecter ces obligations expose votre entreprise à des risques sérieux :
- Absence de Bon de Réservation : En cas de contrôle de police, vous risquez une amende et, plus grave, une procédure pour exercice illégal de la profession de taxi (maraude), ce qui peut mener à une immobilisation du véhicule voire à la perte de votre carte pro.
- Absence de Devis (quand il est obligatoire) : C’est un manquement au Code de la consommation. Les amendes administratives peuvent monter jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une société.
En résumé, pour votre quotidien de chauffeur VTC : ne partez jamais sans votre bon de réservation. C’est votre assurance vie contre les problèmes lors d’un contrôle routier. Réservez le devis formel pour vos prestations haut de gamme, les mises à disposition de longue durée ou les gros montants (plus de 1 500 €). Enfin, n’oubliez jamais d’émettre votre facture après chaque course. Une gestion administrative rigoureuse est la marque des vrais professionnels et vous protège en cas de contrôle fiscal ou administratif.
Glossaire
Voici quelques termes utiles à connaitre et comprendre :
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Bon de réservation : Document obligatoire (papier ou numérique) pour chaque course VTC, prouvant la réservation préalable et contenant des mentions légales spécifiques (lieu, date, coordonnées).
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Mise à disposition (MAD) : Prestation où le véhicule et son chauffeur sont réservés pour une durée déterminée (ex: 4h, 1 jour) plutôt que pour un trajet d’un point A à un point B.
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Maraude : Fait de circuler ou de stationner sur la voie publique en quête de clients sans réservation préalable. Pratique interdite aux VTC et réservée aux Taxis.
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Autoliquidation : Mécanisme de TVA où le client professionnel déclare et paie la taxe à la place du prestataire, fréquent en sous-traitance ou facturation intracommunautaire.
