C’est le dilemme classique en société (SASU ou EURL) : comment gérer les frais de son véhicule ? D’un côté, la simplicité apparente des indemnités kilométriques (IK), de l’autre, la logique comptable des frais réels.
Ce choix n’est pas anodin. Il impacte directement votre rémunération nette, votre impôt sur les sociétés et votre protection en cas de contrôle. Pour beaucoup de chauffeurs, la gestion des frais peut se transformer en « casse-tête administratif », alors qu’elle devrait être une véritable arme d’optimisation fiscale.
Dans cet article, nous allons trancher le débat, analyser les risques spécifiques aux VTC que l’on oublie souvent de mentionner, et vous aider à choisir la méthode la plus rentable pour votre situation.
En bref
Si vous êtes micro-entrepreneur, ce débat ne vous concerne pas (vous ne pouvez rien déduire).
Pour les sociétés (SASU/EURL), les Indemnités Kilométriques (IK) sont souvent plus avantageuses SI vous possédez déjà un véhicule personnel ET que vous roulez beaucoup (car elles permettent de se verser de la trésorerie sans impôt). CEPENDANT, elles demandent une rigueur administrative absolue (suivi au kilomètre près, ce qui est très fastidieux).
Les Frais Réels sont préférables pour des véhicules neufs et coûteux achetés par la société, permettant de récupérer la TVA et de déduire l’amortissement, mais attention à l’impôt sur la plus-value à la revente.
Avertissement préalable : Le cas des Micro-entrepreneurs
Avant d’entrer dans le vif du sujet, évacuons un point crucial. Si vous exercez en micro-entreprise (auto-entrepreneur), vous ne pouvez choisir ni les frais réels, ni les indemnités kilométriques.
Pourquoi ? Parce que l’administration fiscale applique déjà un abattement forfaitaire sur votre chiffre d’affaires (34 % pour les prestations de services BNC ou 50 % pour les BIC) qui est censé couvrir toutes vos charges professionnelles. Vous ne pouvez pas déduire vos dépenses une seconde fois.
Option 1 : Les Indemnités Kilométriques (IK) – La voie de la « simplicité » apparente
Le principe est simple : vous utilisez votre véhicule personnel pour travailler, et votre société vous rembourse sous forme d’une indemnité forfaitaire.
C’est une option très populaire car ces indemnités ne sont ni soumises aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. C’est du « net dans la poche ».
Ce que le barème couvre (et ne couvre pas)
Le barème kilométrique est un forfait « tout compris ». Il inclut :
- La dépréciation du véhicule (usure).
- Les frais de réparation et d’entretien (pneus, vidange, plaquettes…).
- Les primes d’assurances.
- Le carburant.
Attention : Vous ne pouvez pas passer ces dépenses sur le compte de la société si vous optez pour les IK. C’est votre carte bleue personnelle qui doit chauffer.
En revanche, vous pouvez déduire en plus du barème :
- Les péages.
- Les frais de stationnement ponctuels (par exemple, un parking payant en attendant un client à la gare). Attention, la location d’un garage ou d’un box à l’année n’est pas déductible en plus, car considérée comme du stationnement résidentiel.
La règle d’or de la Carte Grise
Pour prétendre aux IK, le véhicule doit appartenir au patrimoine privé. La carte grise doit être à votre nom ou, à la rigueur, au nom de votre conjoint(e) si vous êtes dans le même foyer fiscal. Si la carte grise est au nom de la société, les IK sont strictement interdites.
Dans le cas d’une Location Longue Durée (LLD) ou LOA à titre personnel, c’est possible, tant que le contrat est bien à votre nom et non à celui de la société.
Option 2 : Les Frais Réels – La logique comptable pure
Ici, la logique s’inverse : le véhicule est acheté (ou loué) par la société et inscrit à son actif. C’est la carte bancaire de l’entreprise qui règle tout.
Les avantages fiscaux
- Récupération de la TVA : Vous pouvez récupérer la TVA sur le carburant, l’entretien, les péages et, selon les modèles, sur l’achat ou les loyers du véhicule.
- Amortissement : La société déduit chaque année une partie de la valeur du véhicule de son bénéfice imposable (ce qui réduit l’Impôt sur les Sociétés).
Le piège de la revente
C’est le point noir souvent ignoré. Si la société est propriétaire du véhicule, lors de la revente, la différence entre le prix de vente et la valeur comptable restante (après amortissement) constitue une plus-value professionnelle. Cette plus-value est imposable et peut venir « gommer » une grande partie des économies d’impôts réalisées les années précédentes.
Les spécificités et risques VTC : Ce qu’on ne vous dit pas toujours
Si les IK semblent attractives, leur application au métier de VTC comporte des zones de risques qu’il faut maîtriser pour éviter le redressement.
Le risque de requalification en salaire déguisé
Le barème des IK a été conçu initialement pour un usage professionnel secondaire (un commercial qui prend sa voiture occasionnellement). Pour un VTC, la voiture est l’outil de travail principal.
Si vous parcourez 60 000 km par an avec un véhicule puissant, le montant des IK peut atteindre des sommets (parfois supérieurs à votre rémunération de dirigeant). L’URSSAF peut alors considérer qu’il s’agit d’une rémunération déguisée pour échapper aux charges sociales.
La parade : Le Rescrit. Il est fortement recommandé d’envoyer une demande de rescrit fiscal et social. Vous demandez officiellement à l’administration si votre pratique est conforme. Une absence de réponse ou une réponse positive vous protège juridiquement en cas de contrôle futur.
L’enfer de la preuve (Justification)
En cas de contrôle, la charge de la preuve vous incombe. Une simple photo du compteur en début et fin d’année est totalement insuffisante et entraînera un rejet des IK.
Vous devez être capable de justifier chaque kilomètre professionnel. Cela implique :
- Un registre précis (Date, lieu de départ, lieu d’arrivée, motif, nombre de km).
- La conservation des relevés des plateformes.
Bon à savoir : Les trajets d’approche (aller chercher un client) et les retours à vide sont des trajets professionnels. Ils doivent être comptabilisés, mais ils sont plus difficiles à prouver que les courses avec client à bord. L’utilisation d’une application de tracking GPS ou d’un registre méticuleux est donc indispensable.
Une troisième voie stratégique : Le Compte Courant d’Associé
Il existe une stratégie intermédiaire intéressante soulevée par certains experts-comptables : vendre votre véhicule personnel à votre propre société (SASU).
Comment ça marche ?
- Vous vendez votre véhicule à votre société à sa valeur de marché (cote Argus).
- La société ne vous paie pas tout de suite, mais inscrit cette somme en dette envers vous : c’est le Compte Courant d’Associé (CCA).
- La société prend ensuite en charge tous les frais réels (carburant, entretien, assurance).
- Dès que la société a de la trésorerie, elle vous rembourse cette dette. Ce remboursement n’est pas imposable pour vous (puisque c’est un remboursement de créance, pas un salaire).
C’est une excellente manière de récupérer du « cash » rapidement sans payer d’impôt dessus, tout en basculant dans une gestion simplifiée où la société paie tout directement.
Verdict : Quelle option choisir ?
Pour vous aider à trancher, voici un résumé des critères de décision :
| Critère | Choisissez les Indemnités Kilométriques (IK) si… | Choisissez les Frais Réels si… |
| Profil véhicule | Véhicule que vous possédez déjà, ou modèle d’occasion peu coûteux. | Véhicule neuf, coûteux, ou location (LOA/LLD) onéreuse. |
| Kilométrage | Vous roulez beaucoup (> 40 000 km/an). | Kilométrage faible ou modéré. |
| Gestion | Vous êtes très rigoureux (suivi quotidien des trajets). | Vous voulez simplifier la gestion (la société paie tout). |
| TVA | Vous acceptez de ne pas récupérer la TVA sur l’achat et l’entretien. | La récupération de la TVA est un critère financier majeur pour vous. |
| Risque | Vous acceptez le risque de contrôle (nécessité de rescrit). | Vous préférez une sécurité comptable classique. |
En conclusion, si les IK sont mathématiquement gagnantes dans la majorité des cas pour un VTC « standard », elles ne sont pas une solution miracle. Elles exigent une discipline de fer dans le suivi. Si vous n’êtes pas prêt à noter chaque déplacement, la sécurité et la simplicité des frais réels (ou la vente du véhicule à la société) seront probablement de meilleures options pour votre tranquillité d’esprit.
Glossaire
Voici quelques termes utiles à connaitre et comprendre :
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Amortissement : Mécanisme comptable qui permet d’étaler le coût d’achat d’un véhicule sur plusieurs années (généralement 4 ou 5 ans), réduisant ainsi le bénéfice imposable de la société.
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Compte Courant d’Associé (CCA) : Somme d’argent due par la société à l’un de ses associés. L’associé peut récupérer cette somme sans qu’elle soit considérée comme une rémunération (donc sans impôt ni charges).
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Rescrit Fiscal/Social : Demande officielle adressée à l’administration pour obtenir une confirmation écrite sur l’application d’une règle fiscale ou sociale à votre situation précise. La réponse engage l’administration.
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Plus-value professionnelle : Profit réalisé lors de la revente d’un bien (véhicule) par la société, calculé par la différence entre le prix de vente et la valeur comptable résiduelle du bien.
