Si vous travaillez comme chauffeur VTC exclusivement via une application, vous n’avez pas à vous soucier des factures : tout est géré par la plateforme. En revanche, si vous développez une clientèle privée et facturez directement vos services, vous avez l’obligation légale de produire des factures conformes. Ce n’est pas seulement une formalité administrative : c’est une protection juridique et une garantie de transparence vis-à-vis de vos clients.
Bonne nouvelle : avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, établir une facture VTC 100 % conforme devient simple et rapide.
L'essentiel en quelques lignes
Pas le temps de lire tout l’article ? Voici un rapide résumé des points clés :
Pour les chauffeurs VTC hors applications, la facture est obligatoire. Elle doit comporter un certain nombre de mentions légales (identité du chauffeur et du client, description de la prestation, prix HT, TVA, TTC, date, numéro unique de facture, conditions de paiement, assurance, émissions de CO₂, etc.). Oublier une mention peut entraîner une non-conformité.
Les logiciels de facturation gratuits (Henrri, Zervant, Facture.net) aident à démarrer mais ont leurs limites. WAY Partner, pensé pour les chauffeurs indépendants, permet de tout gérer en un seul endroit.
Qui doit faire une facture VTC ?
Les chauffeurs qui travaillent uniquement via une application n’ont pas à établir de facture : la plateforme s’en charge automatiquement.
En revanche, dès que vous avez une clientèle privée (entreprises, hôtels, clients particuliers réguliers…), la facturation vous incombe. Vous devez alors produire vos propres factures, conformes au Code de commerce et aux règles spécifiques du transport de personnes.
Pourquoi une facture conforme est indispensable ?
Une obligation légale incontournable
La facture n’est pas un simple papier : c’est un document comptable et juridique exigé par la loi. Sans facture conforme, vous vous exposez à des amendes et à des difficultés en cas de contrôle fiscal.
Une protection pour le chauffeur et le client
En cas de litige, la facture constitue une preuve irréfutable : description du service, prix convenu, conditions de règlement. Elle protège à la fois le client contre des frais cachés et le chauffeur contre des contestations infondées.
Les mentions obligatoires sur une facture VTC
Identité du chauffeur (prestataire)
- Nom ou raison sociale.
- Adresse du siège ou de l’établissement.
- Numéro SIREN ou SIRET.
- Forme juridique et capital social (si société).
- Numéro RCS et ville d’immatriculation (si société).
- Coordonnées de l’assurance professionnelle.
Identité du client
- Nom et adresse du client.
- Numéro de TVA intracommunautaire si client assujetti UE.
Description de la prestation
- Nature précise du service (course, mise à disposition, trajet aéroport, etc.).
- Date de la prestation.
Détail financier
- Montant hors taxe (HT).
- Taux de TVA applicable (10 % pour le transport de personnes en VTC).
- Montant de la TVA.
- Montant toutes taxes comprises (TTC).
Mentions spécifiques aux factures
- La mention explicite « Facture ».
- Un numéro de facture unique (séquence chronologique continue, sans doublon).
- Date d’émission de la facture.
Conditions de règlement
- Délai de paiement.
- Pénalités applicables en cas de retard.
- Indemnité forfaitaire minimale de 40 € en cas de recouvrement (obligatoire si client professionnel).
Mention CO₂ obligatoire
Depuis 2013, toute facture de transport de personnes doit indiquer la quantité de CO₂ émise pour la prestation. Cette donnée doit être calculée selon les barèmes de l’ADEME. La plupart des logiciels de facturation l’intègrent automatiquement, ce qui évite de devoir le calculer manuellement.
Les erreurs à éviter
- Utiliser Excel ou Word : pas de numérotation inviolable, risque de doublons et non-conformité en cas de contrôle fiscal.
- Oublier une mention obligatoire : assurance, conditions de paiement, CO₂… Chaque absence est un risque juridique.
- Ne pas organiser ses factures : sans numérotation continue ni archivage, impossible de justifier sa comptabilité.
Quels outils utiliser pour facturer en VTC ?
Les logiciels gratuits
- Henrri : gratuit et complet, conforme aux obligations légales. Ses limites : interface lourde sur mobile ou tablette, paramétrage fastidieux pour certaines mentions comme l’assurance ou le CO₂.
- Zervant : facile d’utilisation, propose une version gratuite limitée. Adapté pour débuter, mais pas spécialisé transport.
- Facture.net (BPI France) : fiable et institutionnel, mais basique et peu ergonomique sur mobile.
Ces solutions permettent de démarrer sans frais, mais elles restent généralistes et demandent une certaine rigueur manuelle.
WAY Partner
WAY Partner va plus loin car il est pensé spécifiquement pour les chauffeurs indépendants.
En plus de la facturation conforme (toutes les mentions légales incluses automatiquement, y compris le CO₂), l’application offre de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer ses missions, ses clients et ses documents réglementaires en un seul endroit. C’est un gain de temps considérable et une sécurité supplémentaire pour être sûr de rester conforme en toute situation.
Les solutions à éviter
Évitez Excel, Word ou les factures “faites maison” : elles ne garantissent pas la numérotation continue et inviolable exigée par la loi. En cas de contrôle fiscal, ces documents sont considérés comme non conformes.
Bien démarrer avec la facturation VTC
- Définissez vos prix clairement avant d’émettre vos premières factures (base HT, TVA, TTC).
- Centralisez vos documents : devis, factures, justificatifs.
- Utilisez un logiciel adapté : cela réduit les erreurs et vous fait gagner du temps.
- Conservez vos factures au minimum 10 ans (obligation légale).
Conclusion
La facturation n’est pas qu’une contrainte administrative : c’est une obligation légale, mais aussi une garantie de transparence et de protection pour vous comme pour vos clients.
En respectant les mentions obligatoires (y compris la mention CO₂) et en choisissant un logiciel adapté, vous gagnez en sérénité et en professionnalisme. Les solutions gratuites permettent de démarrer, mais un outil comme WAY Partner, pensé pour les VTC, simplifie tout et vous assure d’être 100 % conforme.
Glossaire
Voici quelques termes utiles à connaitre et comprendre :
SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) : Numéro unique à 9 chiffres attribué à chaque entreprise par l’INSEE.
SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Établissements) : Numéro unique à 14 chiffres qui identifie un établissement précis d’une entreprise (inclut le SIREN + un code NIC).
RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) : Registre officiel où doivent s’immatriculer les commerçants et sociétés.
HT (Hors Taxes) : Montant de la prestation avant application de la TVA.
TTC (Toutes Taxes Comprises) : Montant final de la prestation incluant la TVA.
TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) : Impôt indirect sur la consommation, appliqué sur la majorité des biens et services (10 % pour les prestations VTC).
Numéro de facture unique : Référence séquentielle obligatoire permettant d’identifier chaque facture de façon continue, sans rupture ni doublon.
Conditions de règlement : Mentions obligatoires indiquant le délai de paiement, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire en cas de recouvrement.
Mention CO₂ : Indication obligatoire des émissions de dioxyde de carbone générées par la prestation de transport.
Devis : Document écrit qui propose un prix avant la réalisation de la prestation et devient contractuel une fois accepté.
Facture : Document comptable et juridique attestant d’une prestation réalisée et du prix dû par le client.
Assurance professionnelle : Couverture obligatoire pour les chauffeurs VTC, garantissant la prise en charge en cas de sinistre lié à l’activité.
